KVKK AYDINLATMA METNİ
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (Bundan sonra “KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla UNITED GLOBAL TOUR İNŞAAT TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından hazırlanmış olup UNITED GLOBAL TOUR İNŞAAT TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ bu kapsamda sizleri bilgilendirmekte ve aydınlatmaktadır. Veri sorumlusu, UNITED GLOBAL TOUR İNŞAAT TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin (Bundan sonra “United Global Visa Services” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) bilgileri aşağıdaki gibidir:
Veri Sorumlusu : UNITED GLOBAL TOUR İNŞAAT TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
Adres : Kocatepe Mah. Lamartin Cad. Ofis Lamartine No:5 İç Kapı No:2 Beyoğlu/İSTANBUL
Telefon : 0536 780 12 45 E-posta : [email protected]
1. KİŞİSEL VERİ NEDİR ?
Kişisel veri, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda “Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” şeklinde ifade olunmuştur. UNITED GLOBAL VISA SERVICES’e yaptığınız başvuru ile birlikte ad, ikinci ad, soyad, doğum tarihi, uyruk, vesikalık fotoğraf, pasaport no, pasaport başlangıç ve bitiş tarihi, T.C. kimlik no, seyahat başlangıç ve bitiş tarihi, sabit telefon, cep telefonu, e-posta adresi, ev veya iş adresi gibi bilgileriniz ile birlikte ödeme bilgileriniz dahil olmak üzere bizimle paylaştığınız bilgiler kişisel verilerdir.
2. HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ ?
İş süreçlerimiz dahilinde UNITED GLOBAL VISA SERVICES tarafından işlenebilecek kişisel verilerinize ait kategoriler, aşağıda belirtilmiştir:
Talep Yönetimi Bilgisi: Şirketimize vize başvurusu talebi dahil her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak toplanan kişisel veriler.
Yolcu/Müşteri İşlem Bilgisi: Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan misafirlerimiz ve üyelerimiz tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler. (örn: başvuru, talep ve talimatlar, vb.)
İşlem Güvenliği Bilgisi: Şirketimiz ve iş ortaklarının teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler.
Finansal Bilgi: Verdiğimiz hizmetler karşılığında ödemelerin yapılması ve/veya yürüttüğümüz ticari ilişkiler çerçevesinde ödemelerin yapılması amacıyla işlenen kişisel veriler.
Risk Yönetimi Bilgisi: Şirketimizin ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler. (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar)
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: Alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla hukuki süreçler gereği işlenen kişisel veriler. (örn. mahkeme ve idari mercii kararı gibi belgelerde yer alan kişisel veriler)
3. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI
Vize başvurunuzun sonuçlandırılması amacıyla sizinle yaptığımız sözleşmelerden doğan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
Web sitesi üzerinden sağlanan hizmetlerden faydalandırılmanız,
Sistem hatalarının tespit edilerek performans takibinin yapılması,
Web Sitesi’nin işleyişinin iyileştirilmesi, bakım ve destek hizmetleri ile yedekleme hizmetlerinin sunulması,
Taleplerinizin işleme konulması ve yerine getirilebilmesi,
Ödemelerinizin gerçekleşebilmesi,
E-faturalama, e-arşiv faturalama,
Gerekli durumlarda parasal iade ve değişiklik işlemlerinin yapılabilmesi,
Tercih ettiğiniz iletişim kanalı üzerinden size bilgi verilebilmesi,
Şikâyetlerinizin/taleplerinizin UNITED GLOBAL VISA SERVICES’e aktarılabilmesi, işleme konulması ve takibinin yapılabilmesi ve süreç hakkında size bilgi verilebilmesi,
Yapılan işlem kayıtlarının yedeklenmesi/arşivlenmesi, depolanması ve saklanması, ilgili mevzuat dahilinde bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması,
İş ortaklarımızın hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini ile UNITED GLOBAL VISA SERVICES’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve icrası,
Yasal yükümlülüklerimizin ifası,
Dürüstlük kurallarına uygun olarak UNITED GLOBAL VISA SERVICES’in meşru menfaatini korumak.
4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİNE YÖNELİK İLKELER
Kişisel verilerinizin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini,
Hukuka uygun olarak işlemeyi,
Verilerin güncelliğini sağlamayı,
Dürüstlük kurallarına uygun davranmayı,
İşlendiği amaç dışında kullanılmamasını,
İşlendiği amaçla ölçülü ve sınırlı olmasını,
Genel ahlaka, örf ve adete uygun olarak işlemeyi,
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri başta olmak üzere ilgili tüm mevzuat hükümlerine uygun olarak işlemeyi UNITED GLOBAL VISA SERVICES olarak ilke edinmekteyiz.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz web sitesi, kısa mesaj, elektronik posta, çağrı merkezi, online işlemler, sizinle yaptığımız sözleşme aracılığıyla, otomatik ya da otomatik olmayan yollarla,yazılı, sözlü ya da elektronik olarak UNITED GLOBAL VISA SERVICES ve/veya iş ortaklarımız tarafından İşbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla toplanmaktadır.
İşbu kişisel verileriniz 6698 Sayılı Kanun’un 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması nedeniyle işlenmektedir.
6. VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Kişisel verilerinizi barındıran veri sistemlerinin yetkisiz erişimlere ve hukuka aykırı veri işlemelere karşı korunmasını sağlamak amacıyla sunucular güvenlik duvarı arkasında konumlandırılmıştır. Veri tabanlarına yetkili kişiler haricinde erişim olmamakla birlikte kişisel veriler Bilgi İşlem Yönetiminde kontrol altındadır. Tüm departmanların kişisel verilere ulaşımı görev tanımı ile bağlantılı ve sınırlı olmak üzere kullanıcı ismi ve şifre ile sınırlandırılmıştır.
7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILABİLECEĞİ TARAFLAR VE AKTARMA AMACI
Vize başvurusundan pasaportunuzun tarafınıza veya vekilinize teslim edilmesi aşamasına kadar olan süreç boyunca kişisel verileriniz öncelikle sizlere sunduğumuz hizmetin yerine getirilebilmesi için ofis çalışanlarımız tarafından işlenmekte, devamında ilgili ülke Konsolosluk ya da Bakanlıkları ile paylaşılan kişisel verileriniz vize başvurularınız sonuçlanana kadar Konsolosluk ya da ilgili Bakanlık bünyesinde tutulmaktadır. Schengen ülke Elçilik/Başkonsoloslukları Avrupa Veri Koruma Genel Tüzüğü’nün (GDPR – General Data Protection Regulation) uygulama alanında olduğundan, kendilerine UNITED GLOBAL VISA SERVICES tarafından iletilen kişisel verileriniz ilgili kurumlar nezdinde de koruma altındadır.
Kişisel verileriniz; tercih ettiğiniz ödeme şekline bağlı olarak ilgili Bankalara, online ödeme sistemlerine, adresinize gerekli evrakın gönderilmesi kapsamında ilgili dağıtım/kargo-kurye şirketlerine, e-faturalama/e-arşiv faturalama işlemleri kapsamında ilgili kurum/kuruluş ve alt yapı sağlayıcılarına, yapılan işlem kayıtlarının yedeklenmesi/saklanması/arşivlenmesi/depolanması için birlikte çalıştığımız sunucu barındırma, arşivleme, depolama ve yazılım hizmetleri sağlayıcılarına, dış kaynak hizmet sağlayıcıları, barındırma hizmet sağlayıcıları şikayetlerinizin çözümlenmesi ya da yasal yükümlülüklerimizin ifası için Şirket’imizin çalışanlarına, hukuk, mali ve vergi danışmanlarına ve de mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlara aktarılmaktadır.
Kişisel verileriniz bu maddede belirtilen üçüncü kişilere, bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak aktarılmaktadır. Bu kapsamda kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için UNITED GLOBAL VISA SERVICES’in hizmetlerinden faydalandığı üçüncü kişilere, söz konusu hizmetlerin temini amacıyla sınırlı olmak üzere aktarılabilmektedir. Örneğin, başvuru belgelerinizin arasında seyahat sağlık sigortanızın bulunmaması halinde seyahat sağlık sigortasını anlaşmalı olduğumuz sigorta şirketi üzerinden yaptırmayı talep etmişseniz, seyahat sağlık sigortası poliçesinin oluşturulması aşamasında sigorta şirketi tarafından talep edilen tüm kişisel verileriniz ilgili sigorta kuruluşuna aktarılacaktır.
8. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜRE İLE SAKLIYORUZ ?
UNITED GLOBAL VISA SERVICES, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanan kişisel veriler, yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza edilmektedir. Muhafaza edilen veriler, verinin işlenmesindeki amaç ortadan kalktıktan sonra ilgili Bakanlık ya da Konsolosluğun uygulamasına bağlı olarak en erken 5 gün en geç 30 gün sonra silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. KİŞİSEL VERİNİN GÜNCEL VE DOĞRU TUTULMASI YÜKÜMLÜLÜĞÜ
KVKK’nın 4. maddesi uyarınca UNITED GLOBAL VISA SERVICES’in kişisel verilerinizi doğru ve güncel olarak tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kapsamda UNITED GLOBAL VISA SERVICES’in yürürlükteki mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ilgililerin UNITED GLOBAL VISA SERVICES ile doğru ve güncel verilerini paylaşması gerekmektedir. Verilerinizin herhangi bir surette değişikliğe uğraması halinde bizimle iletişime geçerek verilerinizi güncellemenizi rica ederiz.
10. KİŞİSEL VERİ SAHİBİ İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
Kanun’un 11. maddesi gereğince; yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafımıza daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle UNITED GLOBAL VISA SERVICES’e başvurarak kişisel verilerinizin;
İşlenip işlenmediğini, işlenme amacını ve amacına uygun kullanıp kullanılmadığı öğrenme ve işlenmiş ise bu konuda bilgi talep etme,
Kanun’a uygun olarak yurt içinde ve yurt dışında paylaşıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme,
Kanunun 11. Maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan düzeltme, silme veya yok etme istemlerinin (f) bendi uyarınca kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesi, Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramışsanız zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.
Yukarıda izah olunan 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunundan doğan haklarınıza ilişkin talepleriniz UNITED GLOBAL VISA SERVICES tarafından talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede veya en geç otuz gün içerisinde cevaplanacaktır. Başvurular bizzat veri sahibinin kendisi tarafından yapılmak zorundadır. UNITED GLOBAL VISA SERVICES sadece veri sahibi tarafından yapılan başvuruyu dikkate alacaktır.
Başvurunuzda yer alması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:
Adınız ve Soyadınız
T.C. Kimlik Numaranız
Yabancı Uyruklu İseniz Uyruğunuz, Pasaport No veya Varsa Kimlik Numaranız
Yazılı Başvuru Yapılacak İse Talep Formunun Altında Islak İmzanız
KVKK 11. Madde uyarınca Talebinizin İçeriği ve Talep Konusu
Size Ulaşım Sağlayabileceğimiz Telefon ve Faks Numarası/Numaraları
Size Ulaşım Sağlayabileceğimiz E-Posta Adresiniz
Tebligata Esas Yerleşim Yeri veya İş Yeri Adresi
Kişisel Veriler Hakkında Başvuru Formu, UNITED GLOBAL VISA SERVICES ile olan ilişkinizi tespit etmek, varsa, UNITED GLOBAL VISA SERVICES tarafından işlenen kişisel verilerinizin eksiksiz olarak belirlenerek ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi amacıyla düzenlenmiştir. Hukuka aykırı ve haksız şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için UNITED GLOBAL VISA SERVICES tarafından ek bilgi ve evrak (nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkı saklı tutulmaktadır. Form ile iletmiş olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir kişi tarafından başvuru yapılması halinde UNITED GLOBAL VISA SERVICES, bu “yanlış bilgi” ya da “yetkisiz başvurudan kaynaklı” taleplerden dolayı oluşabilecek zararlar nedeniyle sorumluluk kabul etmemektedir.
